Grazie alle definizioni dei contenuti all’interno delle linee guida aderenti agli standard del Web, i loro gestori possono finalmente occuparsi esclusivamente della creazione e del posizionamento del contenuti all’interno o all’esterno del sito aziendale, senza doversi preoccupare delle diverse presentazioni che caratterizzano questi siti.
Gli standard del Web garantiscono alle imprese la gestione coerente e strutturata dei loro contenuti, rispondenti alle specifiche esigenze aziendali. La presentazione viene gestita separatamente con l’utilizzo dei fogli di stile. Questi concetti di contenuti coerenti e fogli di stile non sono semplicissimi ed immediati da comprendere, ma non sono molto diversi e neanche tanto più complessi del concetto di stile in Microsoft Word. Nella maggioranza dei casi sarà sufficiente usare un semplice editor XHTML, oppure un software per la gestione dei contenuti basato su XML, magari confezionato su misura per le specifiche esigenze aziendali. Per esempio, un’impresa potrebbe puntare alla standardizzazione di una rassegna stampa attraverso la definizione di elementi significativi quali titolo, occhiello, luogo, data, nome del referente.
Un vantaggio immediato è che ora il contenuto è in un formato neutro ed aperto. In questo modo esso resterà più a lungo disponibile rispetto a quando era mantenuto in un formato proprietario, o a quando coabitava insieme ad elementi di presentazione dai quali ereditava l’obsolescenza in occasione del primo restyling. Il principale vantaggio è l’indipendenza fra il contenuto istituzionale ed i suoi canali di diffusione. Il contenuto che non dipende dalla presentazione può essere distribuito più facilmente attraverso gli svariati canali a disposizione di un’azienda. Una rassegna stampa creata secondo lo standard istituzionale verrà pubblicata senza difficoltà su un sito web, su un portale intranet, in una mailing list, o in un RSS feed. Diventa così davvero possibile centralizzare i contenuti e ridurre o addirittura eliminare i duplicati senza essere limitati dai mezzi di comunicazione. D’altra parte, adottando gli standard del Web, un’impresa si apre ad un uso più ampio dei media esistenti e delle tecnologie emergenti basate su quegli standard.